La Gestion Optimale du Temps les 26 et 27 Novembre 2018 à Valence Gare TGV

Nos Formations "Gestion du Temps"

Déconnection, cocotiers, doigts de pieds en éventail. On en rêve depuis des mois. Mais avant d’en profiter, il reste tellement de pain sur la planche qu’on a l’impression qu’on ne pourra jamais partir la faire, la planche. Et puis même si on part, on risque de mettre plus de temps à s'en remettre qu'à réellement en profiter... Vous êtes sur le point d’annuler votre billet pour Bangkok, Santorin, ou Barcelone ? Vous voyez lentement s’éloigner la possibilité de vous détendre en Provence ou en Bretagne ? Mais non. Rassurez-vous. Un départ en vacances, ça se prépare tout en douceur (et bien à l’avance ! ), en suivant quelques règles d’or.

1. Déstressez

Inspirez par le nez sur quatre temps et expirez par la bouche sur huit. Encore.Commencez à préparer vos vacances en chassant le stress inutile qui vous pousse à courir dans tous les sens et à faire quinze choses en même temps. Sinon, vous allez vous mélanger les pinceaux et vous compliquer la tâche pour rien. Relaxez-vous, allez prendre un café et lisez donc les points qui suivent.

2. Faites une to-do list

Certains misent sur un bon vieux cahier ou des post-it : parfait si vous parvenez à vous relire. D’autres préfèrent les apps comme Todoist, Toodledo, Trello ou Bubblz qui offrent l’avantage de pouvoir partager sa to-do avec ses collègues. Quel que soit votre style, misez à fond sur la to-do list. Elle permet de récapituler l’ensemble du travail qui reste à fournir et d’avoir les idées au clair. C’est un gain de temps notable et la meilleure façon d’être à jour dans son travail.

• Encore mieux, hiérarchisez vos tâches en fonction de leur importance et de leur priorité avant le départ, et évaluez la durée d’exécution de chaque projet :
• En haut de la liste, les tâches les plus urgentes et les plus longues à effectuer.
• Viennent ensuite les impératifs à régler avant de partir mais auxquels vous êtes rodé et qui vous prendront donc moins de temps.
• En fin de liste, les besognes sans urgence que vous pouvez même reléguer à votre retour de vacances si vous n’avez (vraiment) pas le temps. L’idéal étant bien sûr de les accomplir avant de partir.

Essayez d'abattre le plus de travail possible avant le départ mais soyez honnête avec vous-même et ne surchargez pas votre to-do list de tâches que vous ne serez pas capable de réaliser avant de partir.

3. Faites un planning des vacances

« Je pars mi-juillet, Martine part fin août, Jean-Pierre, on ne sait plus. »

Partager avec l’équipe un planning détaillé des vacances de chacun permet à tout le monde de s’y retrouver. Et de ne pas vous appeler douze fois sur votre portable pendant vos congés pour savoir où vous êtes. D’ailleurs, n’oubliez pas de préciser vos disponibilités pendant les vacances : peut-on vous téléphoner en cas d’urgence ? Vos collègues doivent-ils vous effacer de leur mémoire pendant quinze jours ? Y-a-t-il des créneaux horaires pendant lesquels vous êtes plus facilement joignable ?

4. Réunissez-vous avec votre équipe et déléguez

Une semaine avant votre départ, lorsque vous êtes au clair sur l’avancée de vos projets, proposez de vous réunir avec l’équipe. Expliquez à vos collègues où vous en êtes de tel et tel dossier, ce qui risque de faire surface en votre absence et comment y répondre. Qu’ils sachent à quoi s’attendre. Voyez ensuite avec eux qui se sent capable de prendre le relais sur tel ou tel projet. Une fois les tâches dispatchées en réunion, créez un document récapitulatif et partagez-le avec l’équipe. Le document contiendra pour chaque projet :

• le nom de la personne qui vous remplace
• la deadline du projet
• le contact de l’éventuel client ou prestataire concerné
• un récap’ des tâches à effectuer

Vous n’oublierez pas de faire un mail à vos contacts habituels pour leur présenter la personne qui vous remplacera comme interlocuteur pendant les vacances.

Vous penserez également à demander à votre remplaçant de préparer un rapport sur ce qui a été fait en votre absence et sur ce qu’il reste à faire à votre retour.

5. Faites le ménage

Pour vous y retrouver avant et après les vacances, rien de tel qu’un petit ménage de printemps. Cela permet de faire le point et s’y retrouver sur ce qui est à faire avant de partir, et ce sera plus agréable de commencer la rentrée dans un espace ordonné.

D’abord, on se débarrasse de toute la paperasserie inutile : post-it gribouillés, brouillons illisibles, vieux cahiers cornés, carte du restaurant de sushis d’en bas (« De toutes façons ça fait quatre ans que je prends le même menu »). Ensuite, on range les tiroirs et on tri : les dossiers, les documents importants qui traînent, les cartes de visite. Et puis on fait aussi le vide sur son ordi' : nettoyage du bureau, organisation des dossiers. Enfin, on met dans un lieu sûr et accessible les dossiers importants qu’on veut pouvoir retrouver facilement en rentrant.

6. Prévenez vos contacts

Avant le grand départ, n’oubliez pas de prévenir vos contacts et de repousser vos éventuels rendez-vous. Rien de pire qu’un sursaut d’angoisse un beau matin de vacances dans une zone (bien évidemment) sans réseau ni wifi, alors que vous vous souvenez soudainement que vous avez oublié de décaler un meeting client importantissime. Pensez aussi à rédiger un mail automatique sobre et efficace qui sera envoyé en réponse à vos contacts pendant votre absence. Relisez-vous (les fautes d’orthographes lues par votre carnet d’adresse au complet, ça fait mauvais genre) et évitez les blagues et les émoticones.

7. Pendant les vacances, déconnectez

Les projets les plus importants sont bouclés, des collègues de confiance prennent le relais sur vos projets en cours, vos contacts et clients connaissent vos dates de congés ? Parfait, vous allez pouvoir passer la porte du bureau l’esprit libre et ne plus penser au boulot pendant tout le temps des vacances. Il est en effet capital de déconnecter, dans tous les sens du terme. Pour cela, on se vide la tête de toutes pensées liées au travail, on abandonne son ordinateur portable à la maison, on laisse le smartphone à l’hôtel la journée. Profitez de ces vacances pour faire du sport, lire, manger sainement, rire beaucoup. En gros, on se concentre sur soi, son bien-être, sa famille. C’est la meilleure façon de faire le plein d’énergie nécessaire pour la rentrée.

8. Organisez votre retour

Pour éviter le chaos et le stress du retour, préparez en amont, si nécessaire, le travail à traiter en urgence après les vacances. De même, mettez à jour votre calendrier en ce qui concerne les événements et deadlines à respecter à la rentrée. Prévoyez de vous réunir avec l’équipe le lendemain de votre retour (le jour même vous aurez besoin de retrouver vos marques) afin de faire le point sur le travail en cours et à venir.

Et puis, pour éviter la déprime post-vacances, post-soleil, post-apéros avec les copains, préparez le terrain : planquez par exemple des bonbons ou du chocolat dans un tiroir, planifiez un déj’ avec une collègue sympa, prévoyez une livraison de fleurs le matin de votre retour (mais non ce n’est pas pathétique de s’envoyer des fleurs !)… Bref, facilitez-vous la vie.

 

Vous voilà au carré, paré pour partir en congés sans stress. Finalement avec un peu d’organisation, on arrive à bout de tout. Il ne vous reste plus qu’à boucler votre valise. Et n’oubliez pas de mettre à jour votre Instagram et d’envoyer une carte postale au bureau. Faire baver les collègues, c’est toujours une grande satisfaction. Bonnes vacances !

 

Source : www.welcometothejungle.co